Unternehmen sind nach § 147 Abs. 1 und 3 Abgabenordnung dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen zehn bzw. sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht worden sind oder das Schriftstück entstanden ist.
Ab dem 01.01.2010 müssen folgende Unterlagen und Belege nicht mehr aufbewahrt werden und können vernichtet werden:
1. Alle bis einschließlich 1999 geführten Aufzeichnungen, Bücher, Jahresabschlüsse inklusive Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, sowie Anhänge, Inventare nebst Inventurunterlagen, wenn die letzte Eintragung vor dem 01.01.2000 erfolgt ist.
2. Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sowie die dazugehörigen Unterlagen, welche zum Verständnis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen benötigt werden wie z.B. Kontenpläne, Hauptabschlussübersicht.
3. Bei Speicherungen durch die EDV-Abteilung ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation einschließlich der Änderungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbewahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.
4. Buchungsbelege wie z.B. Rechungen können, wenn sie vor dem 01.01.2000 ausgestellt worden sind, vernichtet werden. Aufgrund der Umsatzsteuerpflicht gilt hier eine Aufbewahrungszeit von 10 Jahren. Wer sich nicht daran hält, muss mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro rechnen.
5. Für Lohnzahlungen, die vor dem 01.01.2004 getätigt worden sind, müssen die Lohnkontobelege, die nicht Teil der Buchführung sind, ab dem 01.01.2010 nicht mehr aufgehoben werden.
6. Alle anderen empfangenen Handels- oder Geschäftspapiere sowie die Kopien der versendeten Papiere, die bis einschließlich 2003 erstellt oder versandt worden sind, können vernichtet werden.
7. Es dürfen alle sonstigen für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2003 oder früher entsorgt werden.
Wichtig ist hierbei zu beachten, dass wenn die gewöhnliche vier Jahresfestsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Fristablauf beginnt in der Regel mit dem Jahresende der Steuererklärungsabgabe. Noch anhängige Klagen, Einsprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verschieben.
Folgende Unterlagen dürfen dann NICHT vernichtet werden:
1. Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung
2. Unterlagen für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
3. Unterlagen für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder zur Begründung der Anträge an das zuständige Finanzamt
4. bei vorläufigen Steuerfestsetzungen
Elektronisch gespeicherte bzw. erstellte Daten müssen 10 Jahre vorgehalten werden!